Ini Tahapan-tahapan Penting yang Harus Dilakukan Dalam Audit Eksternal SMK3

22 April 2019

Pencapaian penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) di setiap perusahaan perlu diukur untuk mengetahui keefektifannya. Melalui audit SMK3 akan diketahui apakah program K3 yang telah dilaksanakan sesuai dengan regulasi.

Angka kecelakaan kerja di Indonesia masih tinggi dan semakin mengerikan. Dilansir situs pikiran-rakyat.com pada 15 Januari 2019, Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan mencatat, pada tahun 2018 angka kecelakaan kerja dilaporkan mencapai 173.105 kasus. Angka ini lebih tinggi 40 persen dibandingkan kasus pada 2017 hanya mencapai 123 ribu kasus saja.

Dilansir koran-jakarta.com, organisasi buruh dunia (ILO) berulang kali menyatakan, standar keselamatan kerja di Indonesia masuk dalam peringkat buruk. Tak bisa dipungkiri masih banyak perusahaan negeri ini memberlakukan tata kelola K3 asal-asalan. Lemahnya penerapan dan pengawasan semakin memperburuk keadaan.

Tingginya kecelakaan kerja merupakan indikasi penerapan SMK3 yang begitu buruk. Perlu menilai dan mengukur pencapaian penerapan SMK3 di setiap perusahaan untuk mengetahui keefektifannya. Melalui penilaian penerapan SMK3 atau audit SMK3 akan diketahui apakah program K3 yang telah dilaksanakan sesuai dengan regulasi.

Baca juga artikel ini:

• 7 Poin Penting yang Harus Diperhatikan Agar Perusahaan Lulus Audit SMK3
• Sudah Benarkah Implementasi Sistem Manajemen K3 di Perusahaan Anda?

Menurut PP Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan SMK3, audit SMK3 adalah pemeriksaan secara sistematis dan independen terhadap pemenuhan kriteria yang telah ditetapkan untuk mengukur suat hasil kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan dalam penerapan SMK3 di perusahaan.

Pelaksanaan audit SMK3 bertujuan untuk membuktikan tingkat pencapaian penerapan dan pengembangan dan kinerja K3 di sebuah perusahaan sesuai dengan SMK3 dan ketentuan-ketentuan hukum yang berlaku. Sederhananya, audit SMK3 dilakukan untuk mengukur efektivitas dari pelaksanaan suatu sistem untuk jangka panjang.

Berikut manfaat audit SMK3:

  • Pihak manajemen dapat mengetahui kelemahan-kelemahan setiap unsur dalam SMK3 untuk mencegah timbulnya gangguan operasional, kecelakaan, insiden, dan kerugian-kerugian.
  • Mengetahui gambaran-gambaran secara jelas dan lengkap tentang kinerja K3 di perusahaan.
  • Meningkatkan pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan bidang K3.
  • Meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kesadaran tentang K3, khususnya bagi pekerja yang terlibat dalam pelaksanaan audit.
  • Meningkatkan produktivitas kerja.

Intinya, dalam penerapan SMK3, setiap perusahaan harus memiliki program pelaksanaan K3 yang secara periodik melakukan proses evaluasi dan pemeliharaan yang juga melibatkan peran aktif serta pekerja, termasuk melibatkan auditor independen K3 di dalam proses pengawasannya.

Perusahaan wajib mengukur, memantau, dan mengevaluasi kinerja K3 serta melakukan perbaikan dan pencegahan, yakni dengan melakukan audit eksternal SMK3 melalui lembaga audit yang ditunjuk pemerintah. 

Apa Itu Audit Eksternal SMK3 dan Siapa yang Berwenang Melakukan Audit?

Audit eksternal SMK3 adalah audit SMK3 yang diselenggarakan oleh lembaga audit dalam rangka penilaian penerapan SMK3 di perusahaan. Sedangkan dalam pelaksanaannya, audit eksternal akan dilakukan oleh auditor SMK3 yang ditunjuk oleh Direktur Jenderal.

Lembaga Audit SMK3

Lembaga audit adalah badan hukum yang ditunjuk oleh Menteri untuk melaksanakan audit eksternal SMK3. Selanjutnya lembaga audit SMK3 yang mendapatkan keputusan penunjukan oleh Menteri mempunyai kewajiban dan larangan yang harus dipatuhi.

Kewajiban

  • Menaati ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang K3
  • Melaksanakan audit SMK3 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
  • Menjaga kerahasiaan perusahaan yang diaudit
  • Melaporkan hasil audit SMK3 kepada Menteri, perusahaan yang diaudit dan Dinas Provinsi.

Larangan

  • Melakukan kegiatan konsultasi dalam bidang SMK3
  • Melakukan jasa pabrikasi, pemeliharaan, reparasi, dan instalasi teknik K3
  • Melakukan pemeriksaan dan pengujian K3
  • Melakukan jasa pembinaan K3.

Auditor SMK3

Auditor SMK3 adalah tenaga teknis yang berkeahlian khusus dan independen untuk melaksanakan audit SMK3 yang ditunjuk oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Auditor SMK3 dibagi menjadi dua, yakni:

  • Auditor eksternal junior SMK3
  • Auditor eksternal senior SMK3

Baik auditor eksternal junior maupun senior, keduanya ditetapkan berdasarkan permohonan tertulis dari pengurus atau pimpinan lembaga audit SMK3 kepada Direktur Jenderal dengan melampirkan persyaratan yang sudah ditentukan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Kewajiban Auditor SMK3

Auditor SMK3 mempunyai kewajiban:

  • Melaksanakan audit SMK3 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
  • Merahasiakan hasil audit SMK3 kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan
  • Mematuhi peraturan K3 di perusahaan.

Kewenangan Auditor SMK3

Auditor SMK3 mempunyai kewenangan:

  • Memasuki semua tempat kerja yang terkait dengan audit SMK3
  • Memberikan penilaian hasil audit SMK3
  • Meminta perusahaan memberikan keterangan, menunjukkan dokumen, dan menyediakan petugas pendamping dalam pelaksanaan audit SMK3
  • Menghentikan pelaksanaan audit SMK3 apabila belum ada sistem yang dibangun dan/atau keadaan yang membahayakan auditor SMK3. 

5 Tahapan Audit Eksternal SMK3

Pelaksanaan audit SMK3 melalui audit eksternal SMK3 dilakukan berdasarkan kategori:

  • Penilaian tingkat awal dengan pemenuhan terhadap 64 kriteria
  • Penilaian tingkat transisi dengan pemenuhan terhadap 122 kriteria
  • Penilaian tingkat lanjutan dengan pemenuhan terhadap 166 kriteria

Catatan: Informasi kriteria pada tingkat penerapan SMK3 yang lebih rinci tercantum dalam PP Nomor 50 Tahun 2012.

Perusahaan yang akan melakukan audit eksternal SMK3 harus mengajukan permohonan audit SMK3 kepada lembaga audit SMK3 yang telah ditunjuk Menteri. Dalam hal ini, lembaga audit SMK3 wajib membuat perencanaan pelaksanaan audit SMK3 dan menyampaikan kepada Menteri atau Direktur Jenderal dengan salinan disampaikan kepada Dinas Provinsi.

Pada tahap perencanaan atau persiapan auditor SMK3 harus mempersiapkan materi audit, bisa dalam bentuk audit checklist  sesuai kriteria yang ditetapkan dalam PP Nomor 50 Tahun 2012.

Pelaksanaan audit SMK3 paling sedikit dilakukan melalui tahapan:

  1. Pertemuan Pembuka

Auditor dan pengurus perusahaan melakukan pertemuan awal sebelum proses atau pelaksanaan audit dimulai. Pada pertemuan pembuka, auditor memaparkan rencana audit sesuai checklist yang sudah dipersiapkan. Pada tahap ini tingkat audit (awal/transisi/lanjutan), waktu, lokasi, divisi, proses kerja yang akan diaudit, dan petugas pendamping dalam pelaksanaan audit sudah ditetapkan.

  1. Proses Audit SMK3

Pada proses audit ini, auditor akan melakukan pemeriksaan atas pelaksanaan SMK3 di perusahaan. Pemeriksaan biasanya dilakukan dengan cara:

  • Kunjungan ke lapangan untuk orientasi
  • Wawancara kepada manajemen
  • Pemeriksaan semua informasi hasil wawancara
  • Pemeriksaan dokumen
  • Wawancara tenaga kerja
  • Pemeriksaan kondisi fisik lingkungan kerja.

 

Sesuai PP Nomor 50 Tahun 2012, ada beberapa elemen penerapan SMK3 yang akan diaudit, antara lain:

  1. Pembangunan dan terjaminnya pelaksanaan komitmen
  2. Pembuatan dan pendokumentasian rencana K3
  3. Pengendalian perancangan dan peninjauan kontrak
  4. Pengendalian dokumen
  5. Pembelian dan pengendalian produk
  6. Keamanan bekerja berdasarkan SMK3
  7. Standar pemantauan
  8. Pelaporan dan perbaikan kekurangan
  9. Pengelolaan material dan perpindahannya
  10. Pengumpulan dan penggunaan data
  11. Pemeriksaan SMK3
  12. Pengembangan keterampilan dan kemampuan
  1. Pertemuan Tim Auditor SMK3

Dalam pertemuan ini, tim auditor SMK3 akan menganalisis, mengkaji, dan menentukan penilaian kriteria sesuai hasil temuan. Ketentuan penilaian hasil audit SMK3 dibagi menjadi tiga kategori, di antaranya:

Selain penilaian di atas, juga dilakukan penilaian terhadap perusahaan berdasarkan kriteria yang menurut sifatnya dibagi atas tiga kategori, yaitu:

Kategori Kritikal

Penilaian terhadap kriteria audit SMK3 dengan kategori kritikal ditetapkan terhadap temuan pada peralatan/mesin/pesawat/instalasi/bahan, cara kerja, sifat kerja, lingkungan kerja dan proses kerja yang dapat menimbulkan korban jiwa.

Kategori Mayor

Penilaian terhadap kriteria audit SMK3 dengan kategori kritikal ditetapkan terhadap:

  • Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan
  • Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3
  • Terdapat temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi.

Kategori Minor

Penilaian terhadap kriteria audit SMk3 dengan kategori minor ditetapkan terhadap ketidak-konsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman, dan acuan lainnya.

Bagi perusahaan yang termasuk pada kategori kritikal atau mayor, maka dinilai belum berhasil menerapkan SMK3 dan penilaian tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada tabel di atas.

  1. Pertemuan Penutup

Auditor dan pengurus perusahaan melakukan pertemuan penutup guna mengakhiri rangkaian audit eksternal yang telah dilaksanakan. Dalam pertemuan ini auditor menyampaikan hasil temuan beserta kriterianya, tindakan perbaikan atau peningkatan (bila perlu) serta memberitahukan hasil penilaian audit dan pernyataan apakah perusahaan dinyatakan berhasil atau tidak berhasil menyandang sertifikat SMK3.

5. Penyusunan Laporan Audit SMK3

Lembaga audit akan membuat hasil laporan dan mengeluarkan laporan hasil audit SMK3 serta memberikan rekomendasi tingkat pencapaian penerapan SMK3 perusahaan. Laporan audit SMK3 ini akan menjadi bahan pertimbangan Menteri untuk memberikan penghargaan sesuai dengan tingkat penerapan dan kategori penilaian hasil audit SMK3.

Bentuk laporan harus sesuai dengan PP Nomor 50 Tahun 2012, yang memuat:

  • Nama perusahaan yang diaudit dan jenis usahanya
  • Lingkup audit, meliputi nama tempat kerja yang diaudit, unit kerja proses/bagian tempat kerja, lokasi audit, dan seterusnya.
  • Tingkat audit (awal/transisi/lanjutan)
  • Waktu dan tempat pelaksanaan audit
  • Tujuan audit
  • Tim auditor
  • Gambaran umum tempat kerja, mencakup proses produksi dan penerapan K3
  • Jadwal audit, mencakup kegiatan, waktu, keterangan, dan penghubung pada saat pertemuan awal, pemeriksaan dan penilaian kriteria, dan pertemuan akhir.
  • Daftar kriteria audit dan pemenuhannya, mencakup keterangan nomor kriteria, kriteria yang tidak berlaku, kesesuaian, dan ketidaksesuaian (mayor atau minor)
  • Penjelasan tentang kriteria yang tidak berlaku (elemen/kriteria yang tidak bisa diterapkan)
  • Uraian temuan ketidaksesuaian (uraian mengenai temuan yang tidak sesuai minor/mayor)
  • Tindak lanjut berupa saran perbaikan ketidaksesuaian
  • Hasil audit (kesimpulan presentasi perolehan hasil audit).
  • Data pendukung laporan audit, mencakup daftar pertemuan perusahaan yang diaudit dan respons perusahaan terhadap tindak lanjut temuan ketidaksesuaian.

Tips Singkat Mempersiapkan Audit SMK3

Berikut beberapa rekomendasi dalam mempersiapkan organisasi agar sukses menghadapi audit SMK3:

Persiapkan seluruh pekerja dan pekerja yang terlibat dalam audit

Lakukan sosialisasi ulang terkait kebijakan K3 dan sasaran K3, pastikan seluruh pekerja memahaminya dan terlibat dalam pencapaian sasaran tersebut. Pastikan juga seluruh pekerja telah dilatih untuk melaksanakan tugasnya dengan aman.

Pastikan mereka tahu di mana menemukan prosedur, instruksi, dan formulir yang relevan untuk melakukan kegiatan atau proses tertentu. Sosialisasikan kepada pekerja terkait audit SMK3, apa saja yang akan diperiksa, dan kapan mereka akan diaudit.

Periksa seluruh dokumen dan informasi yang diperlukan

Pastikan daftar dokumen dan rekaman yang diperlukan untuk audit telah diperbarui. Periksa juga bahwa semua dokumen telah ditinjau, disetujui, dikomunikasikan dan diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam proses atau kegiatan.

Pastikan semua proses atau kegiatan kerja dilakukan dengan benar

Pastikan semua prosedur kerja, baik yang didokumentasikan atau tidak, sudah dipatuhi. Termasuk untuk proses kerja yang kompleks, pastikan seluruh pekerja melakukannya dengan cara yang sama dan benar sesuai prosedur.

Periksa seluruh tindakan pencegahan dan perbaikan

Lakukan peninjauan kembali dari hasil audit sebelumnya dan pastikan rekomendasi tindakan pencegahan dan perbaikan telah dipenuhi atau dilakukan.

Semua ketidaksesuaian baik mayor atau minor harus dicatat dengan baik, diselidiki, dan tindakan perbaikan sudah dilaksanakan pada saat audit. Pastikan tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan dan ditutup memiliki verifikasi yang tepat dalam keefektifannya.

Periksa kondisi lingkungan kerja

Pastikan perusahaan Anda sudah memiliki tata graha yang baik (good houskeeping) dan menerapkan metode 5S di tempat kerja. Dengan penataan area kerja yang baik akan membuat area kerja jadi lebih bersih, rapi, aman, dan menyenangkan. Catatan, prosedur, dan dokumen yang relevan juga akan selalu tersedia dan berada di tempat yang mudah untuk ditemukan.

Persiapkan audit secara profesional

Dalam menghadapi audit, pastikan perusahaan sudah memiliki struktur organisasi Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3) yang telah disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja setempat, seorang ahli K3 umum, manual dan prosedur SMK3, sudah melakukan audit internal dan sudah melakukan sosialisasi terhadap prosedur maupun sistem manual SMK3 yang ada.

Saat pelaksanaan audit, perlakukan auditor secara profesional. Hindari mempersiapkan semua dokumen, informasi, dan lingkungan kerja yang akan diaudit secara tergesa-gesa mendekati waktu pelaksanaan audit.

*             *             *

Komitmen dan keterlibatan dari semua tingkatan manajemen sangat diperlukan demi keberhasilan penilaian penerapan SMK3. Agar perusahaan Anda lulus audit SMK3, ada satu hal yang tak kalah penting yang harus Anda persiapkan. Ikut sertakan pekerja dalam pelatihan eksternal audit untuk meningkatkan kesiapan mereka dalam menghadapi audit SMK3.

Salam safety!